L’état des lieux est un document essentiel, rédigé lorsque le résident entre et quitte le bien immobilier qu’il loue. Bien qu’il soit souvent réalisé sous format papier, ce document peut être rempli et signé de façon dématérialisée. Quels sont les avantages de l’état des lieux en ligne ? On vous explique.
Qu’est-ce qu’un état des lieux ?
Tout d’abord, revenons sur la définition de l’état des lieux. Il s’agit d’un document qui relate avec précision l’état du bien immobilier (murs, sols…) et de ses équipements (mobilier, électroménager, chauffage…) pour toutes les pièces sans exception. Il est effectué à l’entrée du locataire lorsqu’il reçoit ses clés ainsi qu’à sa sortie, lorsque son bail s’achève. L’état des lieux d’entrée et de sortie peut être un seul et même document ou bien être divisé en deux.
S’il s’agit de deux documents distincts, il faut qu’ils aient la même forme. Il est possible d’ajouter une grille de vétusté pour analyser l’usure naturelle des équipements présents.
Depuis la loi ALUR de 2014, l’état des lieux est obligatoire pour les locations vides et les locations meublées, ce qui n’était pas le cas auparavant. En cas de litige, ce document est essentiel pour que le bailleur ou le locataire puisse faire valoir ses droits.
Pourquoi faire un état des lieux en ligne ?
Si l’état des lieux se fait encore sous format papier, de plus en plus de professionnels optent désormais pour sa version dématérialisée. Elle est tout autant valable juridiquement et a des avantages certains.
- Un gain de temps précieux
L’EDL est une tâche chronophage puisque le document circule plusieurs fois entre les différentes parties avant d’être complètement signé et validé. Faire un état des lieux en ligne, c’est donc gagner du temps. Il suffit de quelques étapes simples : éditer le document, le remplir, le signer électroniquement et l’envoyer par mail au locataire. En outre, pour l’état des lieux de sortie, il suffit de réutiliser automatiquement l’état des lieux effectué à l’entrée. Il est également possible de se servir du dernier EDL édité pour réaliser le prochain.
- Un geste écologique
On le sait, la fabrication de papier a un impact désastreux sur l’environnement. En effet, produire du papier, c’est consommer énormément d’énergie. On estime qu’il faut 500 litres d’eau pour 1kg de papier. C’est aussi beaucoup de gaspillage puisque, dans les entreprises par exemple, les salariés utiliserait environ 80kg de papier, quand l’impression n’est pas toujours nécessaire.
Passer à un état des lieux en ligne, c’est faire un geste plus écologique. Même si le numérique a aussi un impact environnemental non négligeable, il reste avantageux lorsque la durée de consultation d’un document est courte et adaptée.
- Un état des lieux plus précis
Un EDL sous format papier n’est pas très précis. Avec un état des lieux en ligne, il est possible d’ajouter des photos et même des vidéos pour appuyer les descriptions des équipements du bien immobilier. C’est un avantage pour éviter certains litiges qui pourraient survenir lors de l’état des lieux de sortie et c’est aussi une façon de se démarquer de la concurrence et d’avoir une valeur ajoutée.
- Un document plus sécurisé
Faire un état des lieux numérique, c’est aussi faire le choix de la sécurité. L’identité des signataires est vérifiée et, une fois que l’EDL est signé et validé, il n’est plus possible de le modifier. Ce n’est pas le cas avec un document papier. Celui-ci peut être modifié après la signature et être envoyé avec des informations qui n’ont pas été acceptées par l’autre partie. En cas de litige, il devient alors compliqué de prouver sa bonne foi.
- Des données centralisées
Plus besoin d’aller chercher sous votre tas de paperasses le document qu’il vous faut, l’EDL en ligne permet de centraliser vos données et de les retrouver en quelques clics. Ces données sont non seulement utiles pour l’état des lieux mais aussi pour le suivi de votre bien immobilier puisque tout se situe au même endroit : identité des locataires, signatures électroniques, baux…
L’état des lieux en ligne pour une meilleure gestion locative
Comme nous l’avons vu, adopter l’état des lieux en ligne est avantageux pour plusieurs raisons. Si l’on va plus loin, on peut également affirmer que passer au digital permet une meilleure gestion locative. Les bailleurs se servent de plus en plus de logiciels de gestion locative pour s’occuper de leurs biens immobiliers.
Cela leur permet de gagner plusieurs heures sur leur gestion quotidienne en automatisant des tâches chronophages et en améliorant leur organisation. C’est aussi un moyen d’établir une meilleure relation avec les résidents, les gardiens, le syndic et de communiquer plus facilement avec eux via des systèmes de messagerie instantanée. Le bailleur peut ainsi prioriser des aspects de son métier dont il n’a pas le temps de s’occuper d’habitude.
L’état des lieux en ligne est donc l’un des aspects qui modernise la gestion locative et participe à l’immobilier de demain.
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