De nos jours, de plus en plus d’événements sont organisés, que ce soit dans un cadre professionnel ou culturel. Il existe toujours un objectif ou une stratégie derrière le marketing événementiel. La réussite dépend majoritairement de l’efficacité de votre organisation. Afin de vous guider, voici une liste non exhaustive des points essentiels pour organiser un événement réussi.
1. Définir votre objectif et votre cible
Cela peut sembler assez évident et anodin, mais il est capital de formuler votre objectif le plus clairement possible. Présentation d’un produit ? Transmission d’un savoir-faire ? Augmentation de la notoriété de votre entreprise ?
L’identification du public visé va de pair avec la détermination des objectifs attribués à l’événement. Il s’agit de choisir précisément le ou les catégories de personnes (âge, sexe, pouvoir d’achat…) que vous souhaitez voir présentes.
2. Établir le budget de votre événement
Votre budget tient compte de vos objectifs, mais également des gains potentiels et des risques de changement d’organisation de dernière minute. L’organisation d’événement est pleine de rebondissements et d’imprévus. Vous devez avoir une marge d’adaptation pour réagir sur le moment.
3. Choisir le lieu et la date idéale
Le choix du lieu se fait en fonction du type d’événement ou d’activités qui y sont proposés. Vous aurez peut-être besoin d’un espace à l’extérieur, d’une insonorisation ou encore une certaine hauteur sous plafond, etc. Pour le choix du lieu, il ne faut pas oublier d’estimer à l’avance le nombre de participants, ou de fixer un quota maximum.
Attention, qui dit événement en plein air dit généralement utilisation d’un lieu public. Il est obligatoire d’obtenir une autorisation pour organiser un événement, une fête, un rassemblement sur la voie publique. Il faut donc formuler une déclaration préalable. Vous pouvez retrouver plus d’informations sur les modalités de cette demande sur le site du ministère de l’Intérieur.
Vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire en fonction des disponibilités de votre cible et du temps que demande votre organisation. Pour cette raison, l’étape de la planification était capitale. La date est généralement arrêtée en fonction des disponibilités du lieu.
4. Lancer vos ventes de billets en ligne
Avoir une billetterie en ligne a de nombreux avantages :
- Vous assurez le remplissage de votre événement ;
- Vous anticipez le nombre de participants qui se rendent à votre événement pour adapter votre organisation ;
- Vous récoltez des informations sur des personnes intéressées par votre entreprise
- Vous obtenez un revenu supplémentaire pour votre trésorerie.
Le parcours de réservation à votre événement doit absolument être attractif. Outre le tarif qui doit être adapté à la cible, il faut également que le tunnel d’inscription soit intuitif. La billetterie en ligne reste la meilleure solution pour que tout le monde puisse acheter sa place sans contrainte.
5. Promouvoir votre événement sur tous vos canaux
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion de votre événement. Le format, le public cible, les ressources internes et votre budget déterminent votre approche marketing.
Choisissez un logiciel vous permettant d’organiser un événement qui s’adapte à vos besoins. Diffusez votre billetterie en ligne et les informations à propos de votre événement sur votre site internet, sur vos réseaux sociaux, par mail, grâce à l’affichage …. Le tout est de s’adapter à sa cible.
6. Organiser l’arrivée de vos participants sur votre événement
Pour un contrôle efficace et rapide des entrées dans un événement, il est recommandé d’utiliser ce qu’on appelle des terminaux de contrôle, qui servent à scanner le QR code ou code barre du billet.
Quelques jours avant le Jour J, vous êtes dans les derniers préparatifs. Avant chaque début d’événement, n’oubliez pas de :
- Préparez vos listes de contrôle d’accès en fonction de la configuration de votre événement (contrôle par zone, par date, etc.).
- Vérifiez votre matériel. Si vous avez loué du matériel (vente sur place, contrôle d’accès, logistique particulière), vérifiez bien qu’il fonctionne et familiarisez-vous avec celui-ci pour éviter toute perte de temps le jour J.
7. Mesurer le succès de votre projet
Dans un premier temps, vous avez tout intérêt à envoyer un questionnaire de satisfaction après l’événement. Récolter les retours des participants vous permet d’obtenir des informations cruciales pour vous améliorer. Ce questionnaire s’envoie idéalement par mail ou via l’application de l’événement pour obtenir un maximum de réponses.
Enfin, la dernière étape consiste à analyser le succès de votre événement sur un critère quantitatif, pour mesurer sa rentabilité. Ici vous prenez en considération le respect de votre budget, le taux d’inscription, le taux de fréquentation, le chiffre d’affaires réalisé, etc.
Grâce à l’analyse de ces données, vous obtenez une excellente connaissance de votre public et de ses pratiques pourra ainsi lui proposer une expérience idéale sur la prochaine édition.
Et voilà, vous n’avez plus qu’à vous lancer dans votre projet ! Prenez le temps de bien choisir votre prestataire pour assurer le succès de votre événement.
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